Si të rrisni produktivitetin në punë?

A kryeni ndonjëherë ditën e punës duke menduar se mund të kishit arritur më shumë? Produktiviteti gjatë ditës varet nga disa faktorë: cilësia e gjumit që keni bërë, nëse jeni të stresuar, interesi personal te detyra specifike që ju është dhënë etj. Mund të provoni disa nga teknikat e mëposhtme të rekomanduara si efektive për rritjen e produktivitetit.

Si të jeni më produktivë?

Planifikimi

Ne mbivlerësojmë fuqinë e kujtesës për të mbajtur mend gjërat që na duhet të bëjmë. Kur jemi të ngarkuar, harrojmë. Në fund të fundit ne kemi edhe detyra të tjera që nuk lidhen me punën apo shkollën. Nëse e shkruani diçka në kalendar apo e shënoni diku, ju i thjeshtoni punë vetes duke mos mbingarkuar trurin me informacion të panevojshëm. Gjithashtu, e keni vënë re sa mirë na bën të ndihemi shënimi ✓ pas plotësimit të një detyre? Një shënim aq i thjeshtë është i mjaftueshëm për të krijuar nxitje në trurin tuaj, e cila ju shtyn të punoni më shumë. Kjo është një tjetër arsye pse është më mirë ti shënoni gjërat që duhet të bëni.

Prioritizimi

Në kalendarin tuaj apo kudo të shënoni detyrat e ditës duhet edhe ti ndani ato sipas rëndësisë që kanë. Idealisht, duhet të kujdeseni për aspektet më të rëndësishme të punës në fillim të ditës apo javës. Kur lëmë punë të rëndësishme për moment të fundit, kjo na sjell panik dhe ankth lehtësisht të evitueshëm.

Duke marrë parasysh kohën në të cilën jeni më produktivë: p.sh. herët në mëngjes apo pas kafesë, përcaktoni kur do kryeni punët më të rëndësishme. Nëse kafeina ju fuqizon, përdoreni këtë njohuri për të rritur efektivitetin. Prioritizimi gjithashtu nënkupton të qenit tejet të sinqertë me veten, si dhe kolegët. Nëse pavarësisht gjithë përpjekjeve të skuadrës, një projekt thjesht nuk po funksionon prej kohësh, është momenti ta hiqni nga prioritetet apo to-do list. Po ashtu, nëse një projekt ka më tepër kosto në kohë, para dhe resurse sesa ka përfitime, duhet të rivlerësoni pozicionimin e tij në strategjinë tuaj.

Punoni në mënyrë më të zgjuar

“Work smarter, not harder.” Delegoni detyrat “e bezdisshme” për ju te një koleg që nuk i konsideron të tilla. Identifikoni pjesët e punës që ju vonojnë në arritjen e qëllimeve tuaja finale. Jeni introvertë? Nëse kontakti me klientët është një burim stresi, por nuk është pjesë kryesore e punës suaj, mund t’ja delegoni një ekstroverti që e pëlqen tej mase këtë aspekt të punës.

Thoni “JO” kur është e nevojshme. Kur jemi në zyrë, ne ndërprehemi mesatarisht çdo 11 minuta. Për tu rikthyer ku ishim pas një ndërprerje, na duhen 25 minuta!¹ Sigurohuni që këto ndërprerje të kontribuojnë te qëllimet finale që doni të arrini, sidomos nëse po punoni nën limite kohore, përndryshe thoni jo.

“Perfektja është armikja e së mirës”. Natyra njerëzore na shtyn të kërkojmë gjithmonë maksimumin nga vetja, si dhe nga të tjerët. Kjo kthehet në stres për ju personalisht, por edhe e bën ambjentin e punës të pakëndshëm për kolegët. Askush nuk mund të performojë 100% gjithmonë! Mos lejoni perfeksionizmin t’ju kufizojë ju apo skuadrën. Në planin afatgjatë, është më mirë të keni shumë punë të arrira sesa shumë punë të pambaruara për shkak të pritshmërive ekstreme.

Specifikoni qëllimet

Çfarë doni të arrini me punët që do kryeni sot? A është fokusi te rrjetet sociale, te shtimi i shitjeve, te ndërtimi i marrëdhënieve me klientët? Ndani detyrat e ditës sipas prioriteteve, por edhe sipas qëllimeve që ata i shërbejnë. Është më e thjeshtë ti menaxhoni. Kjo do t’ju fitojë kohë tepër të vlefshme. Mund të provoni edhe teknikën Pomodoro, e votuar metoda më e preferuar për të rritur produktivitetin. Ajo konsiston në të punuarit pa ndërprerje për 25 minuta, një pushim 5 minuta, dhe përsëritjen e kësaj 4 herë, më pas një pushim më të gjatë.

Një tjetër metodë kombinon faktorët e rëndësisë dhe urgjencës për të krijuar një metodë tejet efektive për të rritur produktivitetin. Një detyrë mund të jetë:

• e rëndësishme, por jo urgjente
• urgjente, por jo e rëndësishme
• e rëndësishme dhe urgjente
• as e rëndësishme, as urgjente

Kjo ndarje rrit produktivitetin pasi ju shtyn ti jepni rëndësinë e duhur detyrave. Idealisht, gjatë ditës ju duhet të kryeni detyrat që janë të rëndësishme, por jo urgjente që të evitoni statusin “e rëndësishme dhe urgjente!!” të një detyre dhe mos t’ju duhet të punoni nën presion.

Ne gjithmonë ndihemi më mirë kur jemi të dobishëm dhe arrijmë të kryejmë shumë detyra me cilësi të lartë në pak kohë. Aplikoni këto këshilla për të rritur produktivitetin tuaj në çdo fushë.