Ke një prezantim të rëndësishëm? 17 këshillat praktike më të mira

Specialistë marketingu, agjentë për pronat e patundshme, profesorë, account managers, studentë… prezantimet na bashkojnë të gjithëve. Ato janë pjesë e konsiderueshme e përditshmërisë sonë. Po ofron një produkt ose propozon një strategji të re? Një prezantim i suksesshëm është arma e duhur për të finalizuar gjithçka, to seal the deal. Koncepti i 3 P-ve:

• Përgatitja
• Prezantimi
• Post-takimi

është tejet popullor. Këshillat e mëposhtme janë praktike, të ndara sipas këtyre 3 fazave. Mbaj mend: Sa më i mirë prezantimi, aq më bindës propozimi.

Përgatitja

1. Përcakto 1-2 qëllime që dëshiron të arrish. Një prezantim pa qëllime është si një anije pa kapiten. Nuk mund të shkosh në një takim pa e specifikuar cili dëshiron të jetë “destinacioni final”.
2. Mundohu t’i shohësh gjërat nga perspektiva e audiencës. Zbulo ç’të mundesh rreth axhendës dhe interesave të tyre. Pyet veten: “Çfarë presin ato nga ky prezantim?” dhe befasoji pozitivisht.
3. Përshtat prezantimin me audiencën në terma të përmbajtjes dhe nivelit teknik. Sigurohu që do flasësh “gjuhën” e pjesëmarrësve dhe që secili prej tyre do të kuptojë. P.sh. duhet përdorur tjetër terminologji për një prezantim brenda kompanisë, tjetër për klientë apo të ftuar të jashtëm.
   
4. Praktiko, praktiko, praktiko! Sigurohu që e njeh temën për të cilën do prezantosh në mënyrë thuajse të përkryer. Duhet të kesh aftësinë për të kontrolluar rrjedhën e prezantimit. Pyet një mike ose kolege nëse mund të praktikosh duke përdorur atë si audiencë.
5. Ndiq praktikat më të mira për ty. Ka qindra lloje prezantimesh që mund të bësh, provo-dhe-testo për të krijuar më profesionalet, në varësi të pikave të tua të dobëta dhe të forta.
6. Kontrollo disa herë aspektet teknike të prezantimit. A shfaqet video siç duhet? A ke adaptorët e nevojshëm për tu lidhur me PC? Është më mirë të jesh i mbi-përgatitur sesa i papërgatitur. Nuk ja vlen të hidhet poshtë gjithë puna që ke bërë nga nënvlerësimi i një aspekti teknik.
7. Nëse bën të njëjtin prezantim shpesh, sigurohu ta përditësosh herë pas here. Është e rëndësishme ta mbash “të freskët”. P.sh. herën e fundit që ke prezantuar ka qenë fillim muaji dhe ti ke uruar muaj të mbarë. Ky është një detaj i këndshëm, por nëse shfaqet në një prezantim të mbajtur më datë 17, tregon mungesë serioziteti.
8. Mos shko me vonesë! Sigurohu të arrish herët për të përgatitur prezantimin pa tension. Merr parasysh trafikun dhe çfarë mund të “shkojë keq.” P.S. Mos shko aq herët sa ta vësh audiencën në siklet. Bonus: Mos u paraqit duarbosh. Edhe dhurata më e vogël do vlerësohet nga audienca. Varet nga lloji i prezantimit dhe kujt po i drejtoheni, por në shumë raste mund të jetë një mënyrë e lezetshme për të thyer akullin.

Prezantimi

1. Përfshi audiencën. Njerëzit pëlqejnë të flasin vetë: është natyra njerëzore. Përveç kësaj, është e vështirë të qëndrosh i fokusuar për shumë kohë kur dëgjon një monolog. Alterno prezantimin me pjesëmarrjen e audiencës. Pyet, ofro kuice dhe fto pjesëmarrësit të japin opinionin e tyre. Bëje audiencën të artikulojë konkluzionet e tua. Një mesazh përvetësohet më mirë nëse e themi vetë.
2. Kushtoji vëmendje secilit. Ndonjëherë kur prezantojmë, kemi tendencën të fokusohemi te dy apo tre persona, por është e rëndësishme të bëjmë çdo pjesëmarrës të ndihet i përfshirë. Mënyra më e mirë për ta bërë këtë është duke mbajtur kontaktin me sy. Gjithashtu i duhet kushtuar rëndësi çdo pyetjeje dhe komenti të ardhur nga audienca. Edhe pjesëmarrësit me vetëbesimin më të lartë kanë nevojë për feedback pozitiv.
3. Bëje prezantimin interesant. Përdor humor, anektoda personale, fakte “wow”, statistika apo çfarëdo që mund të tërheqë interesin e audiencës.
4. Ji fleksibël. Mos mbaj qasje të ngurtë. Nëse një pyetje vjen shumë para kohe, mos reago me bezdi apo injorim. Tregohu fleksibël dhe fokuso bisedën tek interesat e pjesëmarrësve. Nëse ndodh që mbaron përpara planit, mos e mbush kohën sa për të thënë. P.S. Çfarëdo që të ndodhë, mos e kalo kohën që të është caktuar. Kjo do ta mërzisë audiencën.
5. Mos fol në mënyrë të përgjithshme. Përdor shembuj konkretë dhe raste studimi realë (case studies). Të dëgjosh dikë një orë dhe mos të marrësh asgjë me vlerë, është mjaftueshëm për ti prishur ditën dikujt. Mësoji diçka audiencës dhe ji i sigurt që ti dhe prezantimi yt do mbaheni mend. Kur pjesëmarrësit shohin se i ke bërë “detyrat e shtëpisë” dhe je përgatitur për prezantimin, e vlerësojnë tej mase.
6. Tregohu profesionist. Përço një sens besimi dhe autoriteti. Kjo nuk do të thotë ti kesh të gjitha përgjigjet. Do të thotë të jesh i aftë ti gjesh përgjigjet e duhura dhe t’i japësh audiencës informacionin që kërkon.

Pas-prezantim

1. Tregoji audiencës si mund të të kontaktojë. Bëja të qartë pjesëmarrësve cilat janë mënyrat e kontaktit nëse kanë pyetje të tjera apo paqartësi. Li kartëvizita, thuaj numrin e celularit, vendos email-in tënd në faqen e fundit të prezantimit- cilado qoftë mënyra më e mirë për të të kontaktuar.
2. Dërgo materialet e nevojshme dhe një falenderim brenda 24 orëve pas prezantimit. Shpesh, audienca kërkon prezantimin me email, së bashku me fakte apo statistika shtesë që mund të jenë përmendur gjatë diskutimeve. Mos harro të falenderosh pjesëmarrësit për kohën dhe kontributin e tyre. Nëse dëshiron, mund të kërkosh feedback për prezantimin tënd në mënyrë që të dish çfarë ke nevojë të përmirësosh.
3. Relax! Në varësi të rëndësisë së prezantimit, ky mund të ketë qenë një moment vendimtar, si dhe shumë stresues për ty. Sigurohu ti japësh vetes pak time off për tu çlodhur dhe për të marrë energji.

3P-të e një prezantimi të suksesshëm- përgatitja, prezantimi dhe post-takimi- janë një mënyrë tejet e mirë për të menaxhuar të gjithë procesin, duke u siguruar që çdo aspekt i prezantimit, nga ideja deri te zbatimi, është totalisht i optimizuar. Suksese dhe prezantim të mbarë!

Adaptuar nga Outbrain